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Dicas de uso para o e-mail empresarial

10 agosto 2009 1 comentário

Toda empresa sabe que quando um e-mail @suaempresa.com.br é criado, é necessário ter as pessoas responsáveis por responder aos e-mails, correto? Sim, mas na prática não é o que acontece. Muitas vezes, desenhamos uma estratégia de aumento de vendas e os responsáveis por responder aos e-mails não fazem sua parte.

Em um recente teste realizado pela All Image, foram escolhidos 50 e-mails de empresas de instalação de ar condicionado, na cidade de São Paulo. Os e-mails foram conseguidos no site de um fabricante de aparelhos de ar-condicionado, com sede em São Paulo.

O texto do e-mail era um pedido de orçamento para a instalação de um aparelho de ar condicionado, ou seja, um excelente canal de geração de novos negócios. Dos 50 e-mails enviados para as empresas, apenas 12 responderam ao e-mail. Dez e-mails voltaram como usuário desconhecido e os outros não responderam.

O e-mail é tão importante quanto um endereço ou telefone da empresa. Com o objetivo de evitar que sua empresa deixe de receber e-mails temos algumas sugestões:

1) Crie um mapeamento de todos os e-mails criados para o seu domínio (@suaempresa.com.br) e especifique o e-mail, nome do responsável e departamento. Certifique-se de que o responsável por responder o e-mail ainda seja funcionário da empresa;

2) Tenha uma atenção especial aos e-mails usados no site, como por exemplo em formulários de contato. Teste-os periodicamente e estranhe caso deixe de receber e-mails em número inferior ao habitual.

3) Acompanhe atentamente as políticas anti-spam adotadas pela empresa. As regras estabelecidas nos servidores de e-mail podem estar bloqueando e-mails corporativos importantes.

4) Prefira o redirecionamento de um e-mail a sua exclusão. Mantenha-o num período de quarentena, antes de excluí-lo totalmente. Se preferir configure o “Pega-tudo” no servidor de e-mails que deverá direcionar quaisquer e-mails (@suaempresa.com.br) não configurados para algum e-mail válido. Isso evitará o usuário desconhecido ou inexistente, mas esse e-mail “pega-tudo” também precisará ser monitorado.

5) Em áreas de excessiva rotatividade de funcionários ou de trabalho temporário adote e-mails genéricos, como por exemplo, vendas@suaempresa.com.br, contato@suaempresa.com.br, entre outros. Porém, designe um responsável para monitorar esses e-mails. Ou ainda, crie um grupo com esses nomes, direcionados para as pessoas responsáveis por determinado trabalho.

6) Crie regras e filtros para colocar em pastas específicas os e-mails que chegarem pelo site e use títulos chamativos, como: “Contato – site”, “Solicitação de Orçamento” etc;

7) Adote um tempo de resposta de no máximo 24 horas para atendimento de um e-mail. Mesmo que o e-mail seja encaminhado para outra pessoa dentro da empresa, mantenha o cliente informado desta ação;

As medidas acima não vão resolver todos os seus problemas com e-mails, mas com certeza sua empresa terá mais chances de gerar novos negócios. Portanto, dê a devida importância aos contatos por e-mails. Afinal não é sempre que você tem a sua disposição milhões de usuários de internet no Brasil, não é mesmo?

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1 comentário »

  • renda extra disse:

    adorei o site

    Bruna

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